Communiceren over referral recruitment in Jip en Janneke taal.

Communiceren over referral recruitment.

In de vorige twee blogs heb ik het gehad over: het kiezen van een geschikte vacature voor een referral actie (stap 1), de doelgroep die je wilt bereiken (stap 2) en de inhoud van de referral actie (stap 3). Het is tijd voor de laatste stap: communicatie over de referral actie. In stap 4 werk je de communicatie van je referral actie uit zodat je met een knaller kan lanceren en referral kandidaten kan binnenhalen!

Ik val gelijk maar even met de deur in huis: vermijd de term referral recruitment. Het is vakjargon. En dus alleen te gebruiken bij vakgenoten. Een NO GO in je communicatie naar medewerkers én management. Check maar eens hoeveel mensen in jouw werkomgeving direct weten waar je het over hebt als je gooit met de term ‘referral recruitment’. Dit geldt natuurlijk ook voor de term ‘referral actie’. Ga je toch met deze termen communiceren over je actie? Geef er dan ook maar een handleiding bij waarin je uitlegt wat het betekent. En besef goed dat je dan het moment waarin je doelgroep interesse had en naar je wilde luisteren onvoldoende pakt. Gemiste kans want je had het moeten gebruiken om de beste pitch ever over je toffe referral actie neer te zetten. Hoe je dat gaat doen werk je uit in stap 4.

Jip en Janneke taal.

Met welke woorden je het beste kan communiceren is simpel: in Jip en Janneke taal. Heerlijke dooddoener, misschien ook een beetje flauw om het zo te noemen, maar in de praktijk geeft het wel het beste effect. Leg in spreektaal, simpele woorden uit wat je actie inhoudt en waarom je deze actie hebt bedacht. Loop je vast in het creëren van duidelijke communicatie over je referral actie? TIP: gebruik onze nieuwe AI vriend ChatGPT voor inspiratie.

Toen ik ChatGPT vroeg om referral recruitment in simpele woorden uit te leggen, kreeg ik dit antwoord:

“Referral recruitment betekent dat een bedrijf werknemers aanmoedigt om iemand te vinden die geschikt is voor een openstaande vacature en deze persoon aanbeveelt. Als de persoon wordt aangenomen, kan de werknemer die hem of haar heeft aanbevolen een beloning krijgen. Het idee is om nieuwe werknemers te vinden via aanbevelingen van bestaande werknemers.” Duidelijk toch? Onthoud verder ook dat je heel goed kan spreken over ‘via via werving’ of ‘werving via medewerkers’. Noem het gewoon zoals het is. Geen poespas of hippe termen.

Tijdens stap 2 ben je je gaan verdiepen in de doelgroep medewerkers en dus weet je welke communicatievorm en boodschap bij ze past. Met de input uit stap 2 ga je de communicatie uitwerken. Heb je ontdekt dat je medewerkers bij voorkeur posters zien met daarop een QR code en korte uitleg over de actie? Dan ga je op deze wijze communiceren. Heb je gehoord dat medewerkers graag in een daily standup horen over de actie? Dan zorg je dat je bij de daily standup aanwezig bent om te vertellen over de wervingsactie. Nog een tip: vanaf nu praat jij over een wervingsactie i.p.v. referral actie.

Je hebt inmiddels ook inzichtelijk wie je ambassadeurs voor referral recruitment zijn. Dit zijn de collega’s die al fan zijn van de via via werving en waarschijnlijk al vaker kandidaten hebben aangedragen. Deze medewerkers ga je vooraf aan de lancering informeren over je actie. Toets bij hen de inhoud en vorm van de communicatie. Zij kunnen je feedback geven en de actie voor jou gaan promoten. Naast de ambassadeurs ga je ook de hiringmanager informeren en deze een belangrijke rol geven in de promotie van de wervingsactie. De hiringmanager heeft tenslotte belang bij het invullen van de vacature én spreekt dagelijks medewerkers. Zet deze collega aan het werk want hij of zij is een belangrijk communicatiekanaal voor jou.

Nog een laatste tip voor de communicatie. Stel dat jullie binnen de organisatie en slogan hebben of veel gebruik maken van kernwaarden, dan kun je deze ook toepassen in je promotie voor de wervingsactie. Daarmee creëer je herkenning bij de medewerkers en voelt het gelijk betrouwbaarder.

Als je de communicatie hebt uitgewerkt ga je vervolgens een overzicht maken van wat je op welk moment gaat communiceren. Let op dat je wervingsactie een begin en einddatum heeft. Anders is het geen actie. Ook wil je een gevoel van urgentie teweeg brengen. In de vorm van dat een beloning slechts tot datum x uitgekeerd wordt. Communiceren is tenslotte activeren als we het hebben over de werving via medewerkers.

Of de inhoud van de communicatie compleet is, kun je aan de hand van onderstaand lijstje checken:

Vertel wat de wervingsactie is
What’s in it for them (welk belang en voordeel biedt het de medewerker)
In welke periode is de actie
Voor welke vacature
Welk kandidaat profiel zoek je
Welke beloning en waardering krijgt de medewerker
Hoe kan een kandidaat worden aangedragen

Nog even ter geruststelling over het communiceren en promoten van je wervingsactie: als je het gevoel krijgt dat je aan het leuren bent omdat je steeds opnieuw, dagelijks of zelfs meerdere keren per dag, over de wervingsactie begint tegen medewerkers, dan pas ben je goed bezig. Blijf met een glimlach de toffe actie promoten. Straal uit dat je vertrouwen hebt in de actie, dat je er echt voor gaat. Ik zou eigenlijk willen zeggen: zorg juist dat je het gevoel krijgt dat je aan het leuren bent met je actie want dan pas ben je genoeg aan het communiceren.

Referral recruitment is een feestje. Hang de slingers op, nodig je medewerkers uit en vertel waarom je dit feestje geeft. Recruitment doe je samen!

Tot slot nog een keer het 4-stappenplan voor een referral actie:

Stap 1 De vacature
Stap 2 Ken je doelgroep
Stap 3 De referral actie
Stap 4 Communiceren en DOEN

Als je deze stappen doorloopt, bijvoorbeeld elke dag één of elk week één stap, dan heb je in afzienbare tijd een toffe referral actie staan. Go for it en haal die referral kandidaten binnen want daarmee vul je succesvol vacatures in!

By the way: deze blogserie schrijven was voor mij een feestje ;-). En ik heb nog niet het gevoel dat ik aan het leuren ben dus ik blijf communiceren over deze succesvolle manier van werven!,